| AC | Дата: Четверг, 02.12.2010, 16:30 | Сообщение #1 |
 Автор сайта
Группа: Администраторы
Сообщений: 1681
Статус: Offline
| Офисные сотрудники
Офисные сотрудники – секретарь, операторы, кладовщик, бухгалтер, обеспечивают работу весь штат ваших дистрибьюторов. Старайтесь обеспечить им человеческие условия труда, страйтесь не увольнять офисного сотрудника не подобрав ему полноценную замену. Введите систему не только фиксированной оплаты, но и систему бонусов если они качественно выполняют свою работу.
3.1 Секретарь
3.1.1 Работа секретаря.
Есть три основных способа поиска секретарей.
Первый способ - это искать по объявлениям, которые дают частные лица, рекламные агентства.
Второй вариант - это дать объявление самому - мол, требуется секретарь с такими-то и такими-то характеристиками. Это очень эффективный способ, дающий сразу море звонков, и у вас появляется возможность широкого выбора.
Третий способ - это собеседование. Если вас не устраивает работающий в настоящий момент секретарь, вы, проводя собеседование, можете помечать для себя возможные кандидатуры на должность секретаря.
Обратив пристальное внимание на некоторые моменты. Естественно, голос. Голос должен быть приятным, даже мелодичным. Должна присутствовать определенная культура речи, секретарь должен уметь вести диалог, импровизировать. Немалую роль играет имидж. Это вовсе не означает, что она должна быть супер - красавицей, она должна уметь достойно выглядеть, со вкусом одеваться, поддерживая деловой стиль в одежде.
На секретаре экономить нельзя никогда и ни в коем случае! Как определить зарплату секретарю? Вы берете среднюю зарплату секретаря без специальных навыков у вас в городе, и платите немного больше этой средней зарплаты.
График работы секретаря играет тоже очень большую роль, потому что если секретарь приходит в десять утра и уходит в пять вечера, то вы теряете колоссальное количество людей. Вы тратите большие деньги на рекламу и теряете те звонки, которые идут вечером. Вечером идет очень много звонков, а ваш секретарь уже дома. Поэтому секретарь должен работать минимум до семи часов, а, желательно, и еще дольше. Но тогда возникает проблема между зарплатой и длительным трудовым днем. Решить этот конфликт можно совмещением должностей. Секретарь вполне может выполнять обязанности кладовщика. График работы становится продолжительным, человек получает зарплату и как секретарь, и как кладовщик - а это немалые деньги, и он будет ценить и их, и свою работу.
Готовить секретаря может сам менеджер, а можно обратиться к менеджеру соседу и попросить его секретаря научить Вашего. Во-первых, нужно составить и отработать пич для секретаря. Пич нужно отрабатывать исходя из того, что обозначено в вашей рекламе, а так же исходя из того, что вы говорите на собеседовании.
Секретарь не может быть человеком посторонним, не может он быть и простым исполнителем, он должен жить интересами бизнеса. Поэтому я считаю полезным на денек или на пол-дня отправить секретаря в сопровождении инструктора в поле, чтобы человек понял, чем занимаются здесь люди. Тогда она с интересом будет наблюдать за всеми вашими конкурсами, оставаться на ваши семинары, и, я считаю, что это правильно.
Работу секретаря необходимо постоянно контролировать, каждый из позвонивших должен быть записан ею в специальную тетрадь, и потом вы подсчитываете, сколько из позвонивших явились на собеседование. Если приход ниже 70%, то работа секретаря неудовлетворительна. Если приход от 65%и до 85%, это нормальная, хорошая работа.
Хороший секретарь в бизнесе, это половина уверенности в том, что всегда в бизнесе будут обзорники, даже при сезонных спадах работы рекламмы хорошие секретари добиваются хорошего прихода новых сотрудников.
В нашем бизнесе секретарь это не обязательно кобыла с большими сиськами, в первую очередь у секретаря должны быть мозги (если у кобылы с сиськами есть мозги, то это просто супер), остальному можно ее научить. Научить нужно следующему:
а) Приглашаемые люди завтра зарабатывают деньги предприятию, а предприятие платит ей з-п и дает ей работу,
б) Приглашаемые люди с первых слов разговора должны понять, что звонят в серьезную большую фирму, в которой действуют строгие законы. А это достигается строгой записью по времени, выдачей только строго ограниченной информации, четким отсевом тех, кто не подходит по параметрам и тд.
в) Эффективность ее работы должна быть не менее 65-70%, то есть из каждых 10 записанных на собеседование обязаны придти не менее 6-7 человек.
г) Пришедшие на собеседование должны находиться под строгим контролям секретаря, не ходить по помещению, не уходить курить, заполнить всю анкету и тд
д) Все анкеты, тесты, договора и др, должны быть в полном порядке и доступны менеджеру в любой момент
Если у секретаря есть мозги, то ее внешность отходит на второй план, а деловые качества становятся приоритетом работы. Такой секретарь всегда выполнит свою роль в жизни и развития офиса. Хороший секретарь это всегда достойная зарплата, которая с лихвой отрабатывается.
3.1.2 Поиск секретаря
Посик и отбор секретаря происходит не по критериям внешних данных, а по критериям профпригодности. Дав объявление в газете или интеренет (очень не плохо работает) вы должны пригласить 2-3 соискателя. Объяснив обязанности и написав им текст разговора по телефону Вы смотрите кто из них имеет лучший приход людей. Таким образом они должны поработать несколько дней и только тогда Вы сможете определиться. Паралельно с оценкой эффективности приглашения людей на собеседование Вы оцениваете работу с документами, заказами, общение с сотрудниками и т.д. Человек должен влиться в Ваш коллектив.
С одной стороны кажется, что такую проблему легко решить, нанят какого-нибудь секретаря, а желательно в дальнейшем «администратора»или «помощника» и проблемы нету, но те кто пытался это сделать подтвердят мои слова о том, просто взять и нанять нереально. Эти просто нанятые оказываются очень ограниченными и в конечном итоге не помогают, а мешают. Вот несколько советов как нанять грамотного помощника.
Не берите таких сотрудников с улицы, а продумайте на какую должность можно взять такого сотрудника с перспективой на помощника. Большинство знакомых мне примеров это бывшие секретари или кладовщики и даже есть бывший охранник. Но не все секретари или кладовщики способны быть помощником, они должны понимать и чувствовать весь процесс в бизнесе и уметь принимать решения, а это дано далеко не всем. Именно поэтому предполагаемый помощник обязан поработать у вас на низших должностях, что бы проникнуться и почувствовать ваш бизнес.
Наиболее эффективная форма оплаты вашего помощника по офису или бизнесу это не оклад, а оклад + премии. У него должна быть заинтересованность в общем деле.
Требовать и не давать никаких поблажек. У помощников часто появляется «нимб» и они начинают считать себя равным ВАМ. Так вот, не забывайте ЦАРЬ в вашем бизнесе один и это ВЫ, а помощник это средство более эффективного управления и контроля, но не более того. Ни когда не давайте принимать основополагающих решений, без вашего указания к действию, ни когда не давайте повод решить, что могут что-то решить за вас. Помощник это средство, но не партнер.
И последний совет. Размер сисек или округлость ягодиц чаще являются поводом тратить деньги, а не зарабатывать.
Вы перепробуете не одну кандидатуру, но благодаря этим советам найдете себе именно того, кто будет вам реально помогать, а не мешать.
3.1.3 Обязанности секретаря
Главные обязанности секретаря это приглашение людей на собеседование и документооборот. Приход людей на собеседование должен быть не ниже 75% от всех записавшихся, все данные о звонках секретарь регистрирует в специальной тетради: каждого звонящего, газету по которой он узнал о вас, его ФИО, возраст и телефон. В конце недели Вы можете по этой тетради сделать выводы о работе секретаря и рекламы.
Секрктарь должен проверять все паспортные данные всех приходящих людей на собеседование, должен помогать им заполнять анкеты, проверять анкетные данные прозванивая родственников и знакомых претендентов. Она должна следить за просроченными договорами, собирать и раскладывать все документы, собирать все заявки для дистрибьюторов.
3.1.4 Качество работы секретаря
Качество работы секретаря оценивается в большей степени по % прихода, т.к. это Ваши деньги вложенные в рекламу, но и по возникающим проблемам с достоверностью информации о сотрудниках, просроченными договорами и.т.д.
3.2 Кладовщик
3.2.1 Поиск кладовщика
При поиске кладовщика необходимо в первую очередь оценивать умение человека быстро и правильно считать, а так же знание им элементарных основ работы на компьютере. З-п Кладовщика должна быть выше средней по городу, т.к. этот человек постоянно работает с материальными ценностями и большенство суббот он будет находиться на работе. Рабочее место должно быть удобно. Желательно кладовщика искать среди отходивших у Вас в поле людей.
3.2.2 Обязанности
Обязанность кладовщика полная работа с товаром, начиная от выдачи товара и приема его на склад и заканчивая проведением плановых проверок склада. Кладовщик должен очень внимательно контролировать все накладные на предмет заполнения всех граф и наличия автографов, обязан организовать удобное и безопасное хранение всей документации, такой как накладные, сертификаты и т.д. Кладовщик должен следить за наличием непросроченных сертификатов на товар, хранящийся на складе. Убирать помещение склада лично. У кладовщика обязана быть складская тетрадь, где дублируются все данные находящиеся в компьютере. Еженедельно вместе с менеджером проводить проверку склада и сверку долговых накладных. В обязанновсти кладовщика входит написание всех необходимых актов о недостаче, порче и т.д товара.
Мотивация Вас и Вашего Бизнеса. http://bizmotiv.ru/
|
| |
|
|
| takhov | Дата: Среда, 02.03.2011, 17:49 | Сообщение #2 |
 приводящий инструктор
Группа: Пользователи
Сообщений: 155
Статус: Offline
| а операторы, как их правильно набирать?
обязанности?
из чего состоит их заработная плата?
Сообщение отредактировал takhov - Среда, 02.03.2011, 18:01 |
| |
|
|
