| AC | Дата: Вторник, 06.07.2010, 19:07 | Сообщение #1 |
 Автор сайта
Группа: Администраторы
Сообщений: 1681
Статус: Offline
| Цитата1
Работа секретаря.
С чем же первым сталкивается молодой соискатель работы? Конечно, это голос секретаря из телефонной трубки, и, придя в офис, они тоже, как правило, первым встречают секретаря. Может ли момент подготовки секретаря быть маловажным? Конечно же, нет! Как же найти и подготовить хорошего секретаря? Есть три основных способа поиска секретарей. Первый способ - это искать по объявлениям, которые дают частные лица, рекламные агентства. Второй вариант - это дать объявление самому - мол, требуется секретарь с такими-то и такими-то характеристиками. Это очень эффективный способ, дающий сразу море звонков, и у вас появляется возможность широкого выбора. И третий способ - это собеседование. Если вас не устраивает работающий в настоящий момент секретарь, вы, проводя собеседование, можете помечать для себя возможные кандидатуры на должность секретаря.
Когда вы остановили свой выбор на том человеке, который в будущем станет вашим секретарем, с ним необходимо побеседовать, обратив пристальное внимание на некоторые моменты. Естественно, голос. Голос должен быть приятным, даже мелодичным. Должна присутствовать определенная культура речи, секретарь должен уметь вести диалог, импровизировать. Немалую роль играет имидж. Это вовсе не означает, что она должна быть супер - красавицей, она должна уметь достойно выглядеть, со вкусом одеваться, поддерживая деловой стиль в одежде.
Поговорив с секретарем и приняв его на работу, вы, естественно, должны определить ему зарплату, и зарплата должна быть достойной, чтобы секретарь ценил ее и серьезно относился к своей работе. Большую ошибку делают те менеджеры, которые пытаются экономить на секретарях. На секретаре экономить нельзя никогда и ни в коем случае! Как определить зарплату секретарю? Вы берете среднюю зарплату секретаря без специальных навыков у вас в городе, и платите немного больше этой средней зарплаты.
График работы секретаря играет тоже очень большую роль, потому что если секретарь приходит в десять утра и уходит в пять вечера, то вы теряете колоссальное количество людей. Вы тратите большие деньги на рекламу и теряете те звонки, которые идут вечером. Вечером идет очень много звонков, а ваш секретарь уже дома. Поэтому секретарь должен работать минимум до семи часов, а, желательно, и еще дольше.
Но тогда возникает проблема между зарплатой и длительным трудовым днем. Решить этот конфликт можно совмещением должностей. Секретарь вполне может выполнять обязанности кладовщика. График работы становится продолжительным, человек получает зарплату и как секретарь, и как кладовщик - а это немалые деньги, и он будет ценить и их, и свою работу.
Когда вы выбрали секретаря, его нужно научить работать. Ни в коем случае нельзя полагаться на то, что она, мол, сама умная девочка и сама все понимает. Готовить секретаря может сам менеджер, а можно обратиться к менеджеру соседу и попросить его секретаря научить Вашего. Во-первых, нужно составить и отработать пич для секретаря. Пич нужно отрабатывать исходя из того, что обозначено в вашей рекламе, а так же исходя из того, что вы говорите на собеседовании. Информация в обоих случаях должна совпадать. На мой взгляд, секретарь должен знать свой пич практически наизусть. И когда создан вот этот скелет пича, вокруг него могут образовываться различные интонации, импровизации и так далее. Работать придется, возможно, долго, но необходимо добиться от секретаря обаяния, очарования и тому подобного. От этого тоже очень многое зависит. Человек, ищущий работу, звонит по разным объявлениям, и если разговор с вашим секретарем оставит у него наилучшее впечатление, то он, скорее всего, придет к вам первому.
Секретарь не может быть человеком посторонним, не может он быть и простым исполнителем, он должен жить интересами бизнеса. Поэтому я считаю полезным на денек или на пол-дня отправить секретаря в сопровождении инструктора в поле, чтобы человек понял, чем занимаются здесь люди. Тогда она с интересом будет наблюдать за всеми вашими конкурсами, оставаться на ваши семинары, и, я считаю, что это правильно.
Очень важный момент в работе секретаря, которому, кстати, труднее всего научить, это контроль ситуации при диалоге с собеседником. Звонящие люди задают вопросы, и чем больше вопросов они зададут, тем меньше вероятность того, что завтра они придут на собеседование. Поэтому секретарь обязан контролировать ситуацию и линию разговора полностью, не допускать никаких пауз. Секретарь должен вести разговор в нужном направлении, а не наоборот. Задача секретаря - не объяснять тонкости нашей работы, а обеспечить максимальный приход людей на следующее утро на собеседование. Опять же, линию долго занимать не следует, поэтому разговор должен быть четким и лаконичным.
Работу секретаря необходимо постоянно контролировать, каждый из позвонивших должен быть записан ею в специальную тетрадь, и потом вы подсчитываете, сколько из позвонивших явились на собеседование. Если приход ниже 70%, то работа секретаря неудовлетворительна. Если приход от 70-и до 85-и%, это нормальная, хорошая работа. Приход свыше 85-и% я считаю замечательной работой, достойной материального поощрения.
Когда вы проработаете со своим секретарем определенное количество времени и добьетесь того, что секретарь будет не просто работником вашего офиса, а вашим другом и единомышленником, вашей правой рукой - поверьте, бизнес ваш будет развиваться гораздо увереннее. Мы частенько забываем поощрять хороших кладовщиков, охранников, секретарей, бухгалтеров. Можно ввести для секретаря систему бонусирования, и, при выполнении ею определенных условий, прибавлять'ей сотню-другую к зарплате - она будет более мотивирована и более заинтересована в хорошей работе, а эти пара сотен ну ни коим образом не изменят вашу жизнь.
Не буду скрывать, есть еще офисы, где работают секретари, которые единственное, что могут, так это сварить менеджеру кофе. И при звонке в такой офис, вместо нормального представления, слышишь: "АЛЛЁЁЁЁЁЁ!". Секретарь - это лицо вашего офиса! Цитата2
Секретарь
Хороший секретарь в бизнесе, это половина уверенности в том, что всегда в бизнесе будут обзорники, даже при сезонных спадах работы рекламмы хорошие секретари добиваются хорошего прихода новых сотрудников.
Поиск секретаря
Посик иотбор секретаря происходит не по критериям внешних данных, а по критериям профпригодности. Дав объявление в газете или интеренет (очень не плохо работает) вы должны пригласить 2-3 соискателя. Объяснив обязанности и написав им текст разговора по телефону Вы смотрите кто из них имеет лучший приход людей. Таким образом они должны поработать несколько дней и только тогда Вы сможете определиться. Паралельно с оценкой эффективности приглашения людей на собеседование Вы оцениваете работу с документами, заказами, общение с сотрудниками и т.д. Человек должен влиться в Ваш коллектив.
Обязанности секретаря
Главные обязанности секретаря это приглашение людей на собеседование и документооборот. Приход людей на собеседование должен быть не ниже 75% от всех записавшихся, все данные о звонках секретарь регистрирует в специальной тетради: каждого звонящего, газету по которой он узнал о вас, его ФИО, возраст и телефон. В конце недели Вы можете по этой тетради сделать выводы о работе секретаря и рекламы.
Секрктарь должен проверять все паспортные данные всех приходящих людей на собеседование, должен помогать им заполнять анкеты, проверять анкетные данные прозванивая родственников и знакомых претендентов. Она должна следить за просроченными договорами, собирать и раскладывать все документы, собирать все заявки для дистрибьюторов.
Качество работы секретаря
Качество работы секретаря оценивается в большей степени по % прихода, т.к. это Ваши деньги вложенные в рекламу, но и по возникающим проблемам с достоверностью информации о сотрудниках, просроченными договорами и.т.д.
Мотивация Вас и Вашего Бизнеса. http://bizmotiv.ru/
|
| |
|
|
